5 raisons de créer un numéro de téléphone virtuel pour booster votre activité

Florent Schricke
mai 19, 2022
10:04 am
2 Minutes

Pour la majorité des entreprises, le téléphone reste un outil performant pour prospecter et délivrer un service client de qualité. En effet, malgré la digitalisation de la relation client, de nombreux usagers continuent de prendre leur téléphone pour joindre une marque. Ainsi, les entreprises de tout secteur ont tout intérêt à améliorer leur capacité de gestion de leur ligne d’appel. A ce jour, l’utilisation d’un numéro de téléphone virtuel garantit de nombreuses opportunités. Rappelons en quoi consiste un numéro virtuel. Quelles sont les 5 bonnes raisons pour créer un numéro virtuel en 2022.

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Numéro virtuel : qu’est-ce que c’est ?

Avant l’arrivée des numéros virtuels, une ligne de téléphone était physiquement rattachée à un appareil fixe ou mobile. La convergence de la téléphonie et du digital permet de recevoir les appels via un dispositif VoIP pour voix sur IP. On parle alors de numéro de téléphone virtuel : il n’est plus associé à un terminal physique. Il suffit d’une simple connexion pour associer le numéro virtuel à l’appareil de votre choix : poste de téléphone fixe, smartphone mais aussi ordinateur ou tablette.

Le numéro virtuel permet d’aller au-delà des limites d’un numéro de téléphone classique. Ainsi, beaucoup d’entreprises ont fait le choix de créer un numéro de téléphone virtuel pour faire face aux contraintes liées à la crise sanitaire et maintenir une relation client alors fortement malmenée. Depuis n’importe où, le numéro virtuel reste joignable en permanence. Chaque appel peut aussi être dirigé automatiquement vers plusieurs postes spécifiques selon les compétences ou la disponibilité de vos agents. Ainsi la création et l’utilisation d’un numéro virtuel offre beaucoup d’avantages aux entreprises.

Pour les clients, l’appel sur un numéro virtuel ne change rien… si ce n’est une qualité de service grandement améliorée. Le numéro virtuel peut prendre différentes formes pour s’adapter aux mieux à vos objectifs. On peut avoir un numéro virtuel local, un numéro virtuel mobile, un numéro banalisé, un numéro vert gratuit ou encore un numéro surtaxé.

Voici en détail les 5 principales raisons pour motiver la création en toute simplicité d’un numéro de téléphone virtuel.

1 Un numéro virtuel pour professionnaliser votre accueil téléphonique

A l’heure des usages numériques, le téléphone reste souvent le seul canal de contact direct et humain avec les clients. Ainsi, c’est principalement via ce relai que va se jouer votre image de marque. Un numéro difficile à trouver, injoignable ou peu efficace pour répondre aux demandes à toutes les chances de décevoir. Évitez ces déconvenues qui à terme mettent à mal votre activité. En effet, un client mécontent est bien souvent un client perdu.

Optez pour un numéro de téléphone virtuel pour une prise en charge efficace de chaque appel. Un numéro virtuel permet d’étendre votre disponibilité. Vous pouvez enfin gérer un grand nombre d’appels en même temps et maîtriser les flux de demandes. Ainsi avec un numéro de téléphone virtuel vous indiquez avant tout que vous êtes présent et à l’écoute de vos clients. Créer le numéro virtuel adapté à vos problématiques et à la hauteur des exigences de vos clients.

2 Choisir le numéro de téléphone virtuel qui soutient vos objectifs

Les numéros virtuels se déclinent en différents formats pour répondre à plusieurs objectifs. Vous souhaitez affirmer votre présence locale : optez pour un numéro géographique. Vous êtes commercial itinérant ? Préférez alors un numéro mobile virtuel.

Votre entreprise travaille sur tout le territoire et vous voulez gommer votre attachement géographique, prenez dans ce cas un numéro spécial. Créez un numéro vert gratuit pour l’appelant pour soutenir vos efforts commerciaux, faire progresser l’engagement et plus largement améliorer l’expérience client. Utilisez un numéro banalisé pour maîtriser vos coûts de communication. Ou encore exploitez un numéro surtaxé pour générer des revenus ou monétiser l’accès à un service téléphonique.

Les numéros spéciaux ou SVA sont aussi disponibles en version numéro mnémotechnique ou numéro court à 4 chiffres pour encore plus de résultats. N’hésitez pas à demander conseil pour obtenir aux meilleurs conditions le numéro virtuel qui boostera votre activité.

3 Numéro virtuel pour simplifier l’accès à vos services

Tout numéro de téléphone virtuel se crée facilement pour un accès direct à l’ensemble de vos services. Vous avez alors la possibilité de rester joignable en toutes circonstances. Supportez les pics d’appel sans saturation de la ligne et alléger le dispositif pendant les périodes de creux. Fini les appels non décrochés ou les délais d’attente interminables.

Associez votre numéro virtuel à un SVI – Serveur Vocal Interactif – sur mesure pour affiner la gestion de votre ligne d’accueil. En quelques clics, créez vos propres règles d’appel. Ainsi chaque appel est contextualisé puis dirigé vers le bon service. Le client peut même obtenir directement la réponse attendue sans l’intervention d’un conseiller.

Le téléphone conserve encore son avance sur les autres canaux. C’est le point de contact a la plus forte valeur ajoutée. Celui qui permet de fournir un renseignement précis et ainsi engager un parcours client prometteur. Ou encore, l’appel reste déterminant pour un client indécis après une visite sur votre site. Le but étant alors de lui apporter le meilleur accompagnement pour multiplier les occasions de conversions. Enfin, le téléphone reste aussi le moyen idéal pour répondre aux réclamations complexes adressées aux SAV. Avec un numéro virtuel, faites de votre ligne téléphonique le premier levier de performance pour gérer l’ensemble des demandes clients.

4 Satisfaire et fidéliser vos clients avec un numéro virtuel

A toutes les étapes du parcours client, le téléphone peut devenir l’avantage décisif pour afficher votre différence. Ainsi, avec un numéro de téléphone virtuel, améliorez rapidement la satisfaction et la fidélisation client.

Vous restez disponibles à tout moment et chaque appel est routé sans délai vers le bon service. Gagnez ainsi en réactivité pour faire progresser vos indices de satisfaction. A cette attention de tous les instants, ajoutez de la reconnaissance pour fidéliser le plus grand nombre. En effet, les numéros de téléphone virtuels s’intègrent sans difficultés à de nombreuses solutions métiers. Avec par exemple la remontée d’un fichier client au moment de l’appel pour une prise en charge immédiate et personnalisée. Finies les irritantes répétitions : le suivi des dossiers client se fait de façon fluide.

Utilisez un numéro virtuel pour améliorer votre capacité d’accueil téléphonique et la prise en charge de toute demande. L’appelant ainsi reconnu et valorisé à toutes les chances de rejoindre vos clients fidèles.

5 Encouragez la productivité de vos équipes

Lors d’un appel sur un numéro virtuel, le conseiller peut visualiser des informations déterminantes sur le client au bout du fil : identité (sexe, âge, CSP…), historique des échanges précédents, préférences, navigation sur votre site et composition du panier en cours… Ainsi, il a en main toutes les données pour un traitement rapide, efficace et individualisé.

Vous pouvez associez votre numéro virtuel à un logiciel de gestion de centre d’appel pour encore plus de fonctionnalités :

Identification et qualification des appels
Gestion intelligente des appels : gestion des files d’attentes, attribution des appels
Enregistrement et écoute des appels pour faire progresser les agents
Suivi statistiques en temps réel et rapports détaillé pour des résultats en constante progression
…

Les logiciels de gestion de centre d’appel sont aujourd’hui disponibles en version 100% cloud pour un déploiement sans contrainte. De plus, c’est une ressource incontournable en situation de télétravail ou d’activité multisite.

Vous pouvez aussi optimiser l’utilisation de votre numéro de téléphone virtuel depuis une application de gestion des appels. Depuis votre mobile, contrôlez l’activité de votre numéro virtuel : ajout d’un deuxième numéro professionnel sur votre téléphone existant, qualification des appels, choix des horaires de disponibilité, tracker et identifier les annonces sources d’appel …

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Intégrez votre numéro virtuel à une solution omnicanale

Le téléphone reste le premier canal de la relation client. Mais ce n’est pas une raison pour laisser de côté les autres relais qui font la richesse des interactions avec les clients. Téléphone, email, SMS, réseaux sociaux, assistants conversationnels, messageries instantanées, vidéo … Aujourd’hui le client doit avoir le choix du canal pour contacter une entreprise.

Multiplier les points de contact devient un impératif. Pour cela intégrez votre numéro de téléphone virtuel à une solution omnicanale afin d’unifier et d’harmoniser l’ensemble de vos dispositifs d’échange. Dès lors, vous pouvez garantir la même qualité de service quel que soit le canal utilisé.

Le numéro de téléphone virtuel joue sur tous les enjeux qui font aujourd’hui la valeur de la relation client : disponibilité, écoute, réactivité, personnalisation, proximité et confiance.

Choisissez le numéro virtuel qui saura accompagner votre développement. Associez-le à un SVI pour délivrer un accueil téléphonique irréprochable. Intégrez-le à votre CRM pour encourager vos conversions. Utilisez-le avec un logiciel de centre d’appel pour faciliter le travail de vos conseillers. Enfin, optez pour une solution omnicanale pour un numéro de téléphone qui soutient les performances des autres relais digitaux. Découvrez l’offre complète de solutions by Remmedia pour améliorer la gestion de la relation client.